EDI là gì?


Đỗ Hồng Ðiệp
3 năm trước
Hữu ích 1 Chia sẻ Viết bình luận 0
Đã xem 8821

Một cái nhìn sâu sắc hơn về thế giới trao đổi dữ liệu điện tử

Phần lớn các giao dịch quy mô lớn, từ doanh nghiệp đến doanh nghiệp (B2B) được thực hiện thông qua Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI). Rốt cuộc, một doanh nghiệp xử lý hàng trăm ngàn giao dịch của nhà cung cấp mỗi ngày có thể tiết kiệm hàng tỷ đô la bằng cách loại bỏ các chi phí liên quan đến việc mua, in, xử lý, xử lý và giao tài liệu giấy.

Ngày nay, ngay cả các doanh nghiệp cỡ vừa cũng bắt đầu nhận ra lợi ích của EDI. Ngoài việc tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả, việc áp dụng EDI cho phép họ tiếp cận với các nhà cung cấp và khách hàng quy mô lớn đã được kết nối thông qua EDI.

Nhưng, EDI chính xác là gì và nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

EDI là gì?

Trao đổi dữ liệu điện tử là một quá trình chuyển thông tin giữa các hệ thống sử dụng các định dạng điện tử được tiêu chuẩn hóa để cho phép các máy tính xử lý thông tin trong khi giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn nhu cầu can thiệp của con người.

Ví dụ, trong giao dịch B2B truyền thống, người mua 1) tạo đơn đặt hàng, 2) in và 3) thư hoặc fax đơn đặt hàng được in cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp sau đó 1) chuẩn bị hóa đơn, 2) in nó và 3) gửi thư hoặc fax hóa đơn cho người mua. Khi nhận được hóa đơn, người mua sau đó phải nhập hóa đơn vào hệ thống của mình để xử lý và hoàn tất việc mua sắm.

Với EDI, các tài liệu giấy được loại bỏ và sự can thiệp của con người được giảm thiểu. Trong cùng một giao dịch, người mua chỉ cần nhập chi tiết mua sắm vào hệ thống máy tính của mình, sẽ gửi thẳng đến hệ thống của chính nhà cung cấp. Hóa đơn được tạo tự động trong hệ thống máy tính của nhà cung cấp và gửi thẳng trở lại hệ thống của người mua để xử lý.

EDI hoạt động như thế nào

Mạng

Để EDI hoạt động, hệ thống máy tính của hai doanh nghiệp phải có khả năng giao tiếp trực tiếp với nhau. Trong ví dụ của chúng tôi, hệ thống máy tính của người mua phải được kết nối với nhà cung cấp thông qua mạng.

Dữ liệu giữa hai hệ thống máy tính có thể được trao đổi bằng cách thiết lập các mạng ngang hàng như EDI trực tiếp, thông qua các liên kết nối tiếp hoặc qua internet. Các thỏa thuận mạng EDI phổ biến khác giữa các đối tác kinh doanh bao gồm: EDI qua Mạng giá trị gia tăng (VAN), Giao thức truyền tệp qua VPN (FTP / VPN), FTP an toàn và Tuyên bố áp dụng ver. 2 (AS2) và các giao thức internet an toàn khác.

Định dạng chuẩn

Vì EDI giảm thiểu sự can thiệp của con người, các hệ thống máy tính cũng phải có khả năng hiểu nhau và thông tin chảy giữa chúng. Do đó, các tài liệu EDI phải tuân theo một định dạng chuẩn có thể hiểu được bởi cả hai hệ thống máy tính.

May mắn thay, một số định dạng và ngôn ngữ tiêu chuẩn EDI đang được sử dụng trên các khu vực và ngành công nghiệp. Ví dụ, ANSI chủ yếu được sử dụng ở Hoa Kỳ trong khi ngôn ngữ Trao đổi dữ liệu điện tử cho Quản trị, Thương mại và Giao thông (EDIFACT) được sử dụng bên ngoài Hoa Kỳ. Các định dạng tiêu chuẩn khác bao gồm ebXML và TradACOMS. Điều quan trọng cần lưu ý là các định dạng tiêu chuẩn EDI cũng có các phiên bản khác nhau. Ví dụ: ANSI có thông số kỹ thuật ASC phiên bản 12 (ASC X-12). Các đối tác kinh doanh phải đồng ý về cả định dạng và phiên bản họ sẽ sử dụng.

Lợi ích của EDI

EDI đã có nhiều ứng dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau. Trong vận chuyển, EDI được sử dụng để xử lý các vận đơn và thông báo vận chuyển. Trong bảo hiểm, EDI được sử dụng để trao đổi thông tin khách hàng và thậm chí báo cáo hoa hồng của đại lý bảo hiểm.

Các doanh nghiệp trên toàn cầu đang nhận ra những lợi ích sau của EDI:

Tốc độ

  • Thông tin được trao đổi trong vài phút thay vì ngày hoặc tuần
  • Các quy trình được sắp xếp hợp lý; Các hoạt động tốn thời gian như in ấn, xử lý và nộp tài liệu bị loại bỏ

Độ chính xác

  • Sự can thiệp của con người đã giảm đi dẫn đến ít lỗi của con người hơn như xử lý sai tài liệu và chữ viết tay bất hợp pháp

Hiệu quả chi phí

  • Các chi phí liên quan đến sản xuất, sao chép và cung cấp tài liệu giấy được loại bỏ bao gồm in, sao chép, lưu trữ, lưu trữ, bưu chính và thậm chí chi phí nhân lực
  • Chi phí do lỗi của con người như nộp đơn đặt hàng sai và các tài liệu và fax không thể đọc được được giảm thiểu

Chiến lược kinh doanh tổng thể

  • Giao dịch được thực hiện trong thời gian thực cho phép ra quyết định nhanh hơn và được thông tin tốt hơn
  • Các doanh nghiệp được cấp quyền truy cập cho các nhà cung cấp và khách hàng đã được kết nối qua EDI
  • Các doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh hơn để thay đổi nhu cầu của khách hàng với thông tin cập nhật
  • Mối quan hệ kinh doanh tốt hơn phát sinh từ các giao dịch nhanh hơn và hiệu quả hơn

Cái gì tiếp theo?

Các doanh nghiệp đang tìm kiếm tăng hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong hoạt động của mình nên xem xét áp dụng EDI. Khi nhiều doanh nghiệp được kết nối thông qua EDI, họ cũng sẽ có quyền truy cập nhiều hơn vào một thị trường lớn hơn của khách hàng và nhà cung cấp. Ngày nay, EDI được thiết kế không chỉ để hợp lý hóa hoạt động mà còn kết nối các doanh nghiệp.

Hữu ích 1 Chia sẻ Viết bình luận 0
Đã xem 8821