Tại sao Tôi Phê duyệt Yêu cầu Tôi sẽ Không bao giờ Từ chối?

gần đây, tôi đã có một cuộc trò chuyện thú vị với milton, một người liên hệ tại một trong những khách hàng của tôi. cuộc trò chuyện xoay quanh itil và xử lý kiểm soát thay đổi . trong cuộc trò chuyện, chúng tôi bắt đầu nói về các loại yêu cầu mà milton xử lý thường xuyên. một, đặc biệt, có liên quan đến các thay đổi dns .

milton nói với tôi rằng chưa có lần nào anh ấy từ chối các yêu cầu thay đổi đối với các bản cập nhật hoặc bổ sung dns. anh ấy cũng không mong đợi một tình huống từ chối những loại yêu cầu này trong tương lai. trong quy trình làm việc của tổ chức, các thay đổi được đệ trình bởi một nhóm, được xử lý bởi nhóm khác với một bước phê duyệt ở giữa thực sự không có giá trị gì - ngoại trừ việc trì hoãn quy trình. trên thực tế, quy trình giống như hình bên dưới:

yêu cầu được tạo theo cách thủ công bởi cá nhân cần thực hiện thay đổi. sau đó, một bộ tài liệu được tạo ra và đính kèm vào trường hợp như một hiện vật, để tham khảo. từ đó, quá trình phê duyệt được bắt đầu, trong đó milton chỉ ra rằng không có trường hợp nào bị từ chối. khi được chấp thuận, nhiệm vụ thực tế đang được yêu cầu sẽ được hoàn thành bởi nhóm thích hợp. cuối cùng, yêu cầu được đánh dấu là đã hoàn thành và đã đóng.

nếu chúng ta đưa ra các giả định sau:

• thời gian cần thiết để tạo, xử lý, đóng một yêu cầu = 50 phút,

• số lượng yêu cầu mỗi tuần = 5,

• mức giá trung bình theo giờ cho những người tham gia = $ 50 / giờ,

trong một năm, tổ chức của milton sẽ chi 10.400 đô la để lập hồ sơ, xử lý và phê duyệt các nhiệm vụ sẽ luôn được phê duyệt.

bằng cách sử dụng itil và hệ thống xử lý kiểm soát thay đổi để tạo ra một thay đổi tự động, quy trình có thể được đơn giản hóa như hình dưới đây:

yêu cầu được tạo như một loại danh mục thay đổi tiêu chuẩn. yêu cầu này tham chiếu đến tài liệu đã được phê duyệt về sự thay đổi đang diễn ra và không yêu cầu đưa vào bất kỳ hiện vật thừa nào. từ đó, thay đổi được tự động phê duyệt và đóng lại, cho phép hoàn thành yêu cầu mà không cần bất kỳ tương tác nào khác.

giả sử các yếu tố chi phí tương tự ở trên, chi phí hàng năm để xử lý những thay đổi này giảm xuống còn 2.100 đô la, hoặc giảm 80% chi phí nhân lực. khoản tiết kiệm có thể giảm thêm 10% nữa bằng cách thực hiện một số mức độ tự động hóa và tích hợp giữa nguồn thay đổi và ứng dụng kiểm soát thay đổi / itil.

trong khi chi phí 10.400 đô la một năm có vẻ không nhiều cho một ứng dụng doanh nghiệp, người ta cần lưu ý rằng đây là một trong số những ví dụ mà các tổ chức luôn phê duyệt hàng ngày hàng năm, như một phần của quy trình kiểm soát thay đổi. nếu có chín quy trình tương tự khác, chi phí $ 10.400 leo thang lên $ 104.000 - điều này chắc chắn có thể xảy ra ở một tổ chức quy mô trung bình.

khi nhu cầu tiếp tục phát triển trong các đơn vị kinh doanh, tác động của các loại thay đổi này sẽ chỉ tăng lên. kết quả là, các phương pháp có thể được sắp xếp hợp lý không chỉ có lợi cho khối lượng công việc của những người liên quan mà còn có tác động tích cực đến lợi nhuận của tổ chức.

có một ngày thực sự tuyệt vời!