Chia sẻ 3 điều cần biết về phần mềm kế toán giúp bạn có thể sử dụng tốt

Hiện tại những vấn đề về con số sẽ được cập nhập thường xuyên trong nghiệp vụ kế toán, các phần mềm sẽ trợ giúp kế toán cập nhập số liệu tương tự như phương pháp truyền thống. Chẳng hạn việc xử lý phiếu chi, viết hóa đơn bằng phương pháp truyền thống diễn ra như thế nào thì tại ứng dụng sẽ như vậy. Các hóa đơn xảy ra sau khi được xử lý sẽ được phần mềm tách ra các định khoản sau đó sẽ update vào mục báo cáo. Sau đây là 3 điều cần biết về phần mềm kế toán hỗ trợ bạn hiểu và có thể sử dụng đúng mục đích, chúng ta cùng theo dõi.

1. Tìm hiểu về phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là việc ứng dụng các công nghệ hỗ trợ cho các công ty thực hiện các liên quan đến kê khai, xuất, nhập hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Khi dùng nó sẽ tiết kiệm được khoản liên quan chi phí quản lý hàng cũng như giảm tối ưu thời gian làm việc.

2. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán

Nhìn chung, Các phần mềm kế toán sẽ đem lại các tiện ích như sau:

- Tiết kiệm được thời gian

Bình thường khi xử lý số liệu kế toán theo cách truyền thống với mỗi nghiệp vụ kinh tế xảy ra bạn cần lưu nó vào chứng từ gốc, định khoản các số liệu có liên quan vào các sổ kế toán khác nhau. Từ những tập số liệu cực lớn bạn phải đối soát, tổng hợp, lập báo cáo rồi cần trích lọc nó theo yêu cầu phải tốn khá nhiều thời gian.

Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ hỗ trợ được vấn đề đó khi bạn chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào (theo chứng từ gốc) rồi phần mềm sẽ tự động xuất ra đầy đủ các báo cáo tại bất cứ thời điểm nào chúng ta cần sử dụng.

- Tỷ lệ chính xác cao

Các số liệu kế toán được lưu trữ trên máy tính và liên tục được sao lưu ra bên ngoài.

- Dễ dàng quản lý, giám sát

Những dữ liệu sẽ được quản lý chi tiết. Tài chính được bổ sung thường xuyên cho phép các nhà quản lý theo sát và đưa ra những cách xử lý kịp thời.

3. Quy trình hoạt động phần mềm kế toán vào mô hình hoạt động của doanh nghiệp

3.1. Phân loại và mã hóa dữ liệu

Khi quá trình tổng hợp dữ liệu để nhập vào hệ thống, bạn cần phân loại chúng thành các tiêu chí nhất định: Đối với số liệu về phần danh mục thì đó là danh mục khách hàng, nhà cung cấp, hàng hóa vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản …, với số liệu liên quan các chứng từ phát sinh thì đó là các chứng từ về nhập hàng, xuất hàng, thu tiền, chi tiền… Cách phân loại này sẽ hỗ trợ bạn tiết kiệm thời gian khi bổ sung cập nhật sổ sách.

Mã hóa là việc dùng một tập hợp gồm các ký tự để xác định duy nhất một đối tượng khách hàng nào đó trong hệ thống. Ví dụ mã K0001 là đại diện cho khách hàng A, khách hàng A không thể có mã số quản lý nào khác ngoài mã K0001.

3.2. Update số liệu

• Cập nhật danh mục

Bao gồm các danh mục như trên, bạn cần nhập các danh mục hiện có và bổ sung khi thêm các đối tượng mới trong danh mục.

• Số dư đầu kỳ

Là số dư từ các tài khoản, hàng hóa vật tư của kỳ trước được nhập vào đầu kỳ khi lần đầu tiên áp dụng phần mềm. Đối với kỳ sau phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu cho bạn.

• Chứng từ phát sinh

Các chứng từ phát sinh được update thường xuyên trong kỳ kế toán. Bạn đơn giản cứ hình dung việc lập phiếu chi, viết hóa đơn bằng tay như thế nào thì khi nhập phần mềm tương tự như thế. Nó sau khi cập nhật sẽ được phần mềm tách ra thành định khoản khác nhau và nhập vào sổ sách báo cáo.

3.3. Xử lý số liệu vào cuối kỳ

Thông thường xử lý làm theo cách truyền thống thì nó sẽ mất rất nhiều thời gian nhưng với phần mềm kế toán từ khi trích khấu hao, tính giá thành cho đến các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí tất cả thao tác chỉ cần một động tác kích chuột.

3.4. Khai thác sổ các sổ sách báo cáo

Sau khi số liệu được xử lý, bạn có thể đưa ra các báo cáo, gồm các sổ sách báo cáo chuẩn quy định của Nhà nước và báo cáo quản trị theo yêu cầu từ quản lý. Bạn chỉ cần nhấp chọn lên báo cáo.

Chú ý: Khi lên báo cáo, nếu bạn cần sửa đổi, cần quay lại bước nhập chứng từ phát sinh để thực hiện. Tiếp theo, thực hiện lại bước 3 và 4 cho đến khi nào đúng theo yêu cầu.

Vậy còn chần chừ gì nữa mà chúng ta không bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán ngay thôi nào. Để có những trải nghiệm tuyệt vời mà không bị tốn một khoản phí nào, bạn hãy truy cập vào bài viết sau: https://vintechcity.com/download-phan-mem/phan-mem-ke-toan-mien-phi-vinh-vien.html

Bài viết trên đã cung cấp với bạn 3 điều cần biết về phần mềm kế toán. Mong rằng bạn đọc sẽ hiểu hơn và sử dụng một cách tối ưu nhất.